A. Pengertian Surat
Dalam berkomunikasi, manusia saling memberikan informasi. Pemberian informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung.
Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara melalui
telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat berhadapan
komunikasi dapat dilakukan melalui surat.
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).
B. Format Surat
Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan.Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan
ada 5 bentuk, yaitu :
(1) bentuk lurus penuh (full block style)
(2) bentuk lurus (block style)
(3) bentuk setengah lurus (semiblock style)
(4) bentuk lekuk (indented style)
(5) bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)
Bentuk setengah lurus atau semiblock style terdapat dua jenis, yaitu bentuk Indonesia lama (versi a) dan bentuk Indonesia baru (versi b). Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk surat, surat-surat
resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi a, sedangkan
surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi b. Dalam
kaitan dengan format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat, untuk menggunakan format setengah lurus b karena ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik.
Berikut ini contoh-contoh format surat yang dimaksud di atas.
C. Jenis-Jenis Surat
Berdasarkan pemakaiannya surat dibagi atas tiga jenis, berikut.1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya surat seorang anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman.Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.
(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
(2) Tidak menggunakan nomor surat
(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis
surat.
(5) Format surat bebas
2. Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut.
(1) Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah
lembaga atau organisasi
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi,
seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
(5) Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau
lembaga resmi
(6) Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)
3. Surat Dinas
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut.
(1) Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi,
seperti : dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
(5) Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
(6) Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan
lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau
format setengah lurus
